ROI z inwestycji w dedykowane oprogramowanie – jak mierzyć efektywność?

Inwestując w dedykowane oprogramowanie, łatwo skupić się na liczbie funkcji, czasie realizacji czy stacku technologicznym. Tymczasem, jak przy zakupie nowej maszyny produkcyjnej, najważniejsze pytanie brzmi: jak szybko to się zwróci i ile później zarobi? Bez tej perspektywy projekt IT potrafi przerodzić się w kosztowne hobby: budżet rośnie, a przychód stoi w miejscu. 

Dlatego, zanim padnie pierwsza linijka kodu, warto spojrzeć na rozwiązanie jak na aktywa kapitałowe, które mają pracować na wyniki finansowe firmy. Dlatego w Develtio chcemy, aby nasi klienci jeszcze na etapie briefu wiedzieli: ile zapłacą, skąd przyjdą zyski, jak będą je mierzyć i w jakim tempie ROI może rosnąć.

Zdefiniuj pełny koszt projektu (CAPEX+OPEX)

Pierwszy mit brzmi: „koszt oprogramowania to po prostu faktura za development”. W rzeczywistości inwestycję należy podzielić na dwa koszyki:

Jak uniknąć pułapki pozornie taniego startu?

1. Prognoza minimum 3-letnia – rozłóż płatności za serwery, licencje i SLA na 36 miesięcy; zobaczysz, że niskobudżetowy hosting może finalnie okazać się droższy (np. przez awarie i gorsze SEO).
2. Rezerwa na rozwój – w 99% projektów pojawia się konieczność dopisania modułu, integracji czy raportu. Zapisz w budżecie 10-15% „buforu wzrostu”, by nie finansować go kredytem.
3. Model T&M (time and material, czyli materiały i czas) z limitem – łączy elastyczność zmian z gwarancją, że koszt nie wystrzeli ponad ustalony pułap.

Dzięki takiemu podejściu znasz prawdziwy próg rentowności: ile musisz zarobić lub zaoszczędzić, aby projekt wyszedł „na plus”.

Określ źródła przychodu i oszczędności

Koszty to tylko połowa równania ROI; druga połowa to pieniądze, które oprogramowanie zarobi albo zaoszczędzi. Rozbij źródła wartości na trzy kategorie:

1. Przychody bezpośrednie, czyli np. nowy kanał sprzedaży pod postacią platformy B2B, która pozwala składać zamówienia 24/7. Policz wolumen transakcji razy średnią marżę. Innym źródłem może być wyższy wolumen obecnej sprzedaży – szybszy koszyk = wyższy współczynnik konwersji to dodatkowe zamówienia miesięcznie.
2. Oszczędności operacyjne – która np. w formie automatyzacji może wesprzeć budżet w dłuższej perspektywie. Jeśli pracownik spędza 5 min na ręcznym tworzeniu faktury, a aplikacja zrobi to w sekundę, zyskujesz roboczogodziny. Pomnóż je przez stawkę godzinową. Poprawnie przeprowadzona automatyzacja generuje mniej błędów – system waliduje dane, więc unikasz kosztów korekt, zwrotów i niezadowolenia klientów.
3. Wartość niematerialna – tu mamy na myśli lepsze doświadczenie klienta (NPS), gdyż zadowolony użytkownik wraca i poleca dalej, co obniża koszt pozyskania klienta.

Zapisz wszystkie liczby w prostym arkuszu. Nawet przybliżone estymacje lepsze są niż „przeczucie”. Develtio pomaga klientom przeliczyć te dane podczas warsztatu Discovery: podajemy branżowe benchmarki współczynnika konwersji, koszty supportu i marże, żeby w ciągu jednego dnia stworzyć wstępny rachunek zysków i strat dedykowanego rozwiązania. Dzięki temu inwestujesz w moduły o najwyższej stopie zwrotu, a nie w funkcje „na wszelki wypadek”.

Wybierz wskaźniki, które naprawdę mówią o zwrocie

Nie wszystko, co można zmierzyć, przekłada się na pieniądze. Dlatego, zanim włączysz analitykę, przyporządkuj każdemu źródłu zysku (patrz Krok 2) konkretny KPI.

Unikaj „miękkich” statystyk w rodzaju liczby logowań. Liczenie samej aktywności bez kontekstu przychodu = pułapka próżnych metryk. 

Narzędzia pomiaru – od GA4 po Business Intelligence 

Zbieranie danych możesz przeprowadzić na kilka sposobów:

• GA4 server-side – omija AdBlocki, więc masz >90% wizyt, a nie 60%.
• Eventy aplikacji – każda akcja (logowanie, zakup, błąd) trafia do BigQuery, gdzie w przypadku dużego biznesu warto spiąć źródła danych.
• Webhooki finansowe – ERP, CRM i bramka płatności przesyłają statusy w czasie rzeczywistym.

Tak spięta analityka oznacza decyzje na liczbach, a nie przeczuciu: które moduły rozwijać, które kampanie ciąć i kiedy dokupić serwer, zanim użytkownik zobaczy 502.

Oblicz ROI i okres zwrotu prostą formułą

ROI to inaczej (Zysk – Koszt) podzielone przez Koszt razy 100%. Przykładowo przy CAPEX wynoszącym 450 000 zł, a rocznym OPEX 60 000 zł i łącznemu zyskowi na poziomie 760 000 zł ROI wyniesie niespełna 50%. W połączeniu z rocznym kosztem inwestycja spłaca się z zysku po 8 miesiącach. 

A co, jeśli rynek się zmieni? Wystarczy dogłębna analiza, zwiększająca lub zmniejszająca założenia przychodu. Gdy projekt nadal jest na plusie, zyskujesz komfort decyzji. Jeśli nie – CAPEX powinien być niższy np. poprzez rezygnację z mniej istotnych funkcji w oprogramowaniu. W ten sposób szybko widzisz wpływ na zwrot – zero czarnej magii, sama arytmetyka. ROI jednak rośnie w sprintach, nie w raportach rocznych – dlatego ścisła kontrola wydatków i zysków tuż po premierze pozwoli szybko wychwycić ewentualne niedoszacowania czy błędy w programie, które mogą negatywnie wpłynąć na wynik inwestycji.